Particulieren uitbetalen

Het kan voorkomen dat jij als ondernemer een particulier moet uitbetalen, bijvoorbeeld wanneer diegene eenmalig een dienst of product levert, maar geen onderneming heeft. Hoe gaat de facturatie dan in zijn werk? In dit artikel bespreken we de verschillende manieren van uitbetaling aan particulieren, zoals de kwitantie, vrijwilligersvergoeding en onkostendeclaratie.

Kwitantie, Vrijwilligersvergoeding en Onkostendeclaratie

1. Vrijwilligersvergoeding Vrijwilligers verrichten vaak regelmatig werk voor een eenmanszaak, vereniging of stichting. Ze ontvangen een vergoeding van maximaal €210 per maand en €2.100 per jaar. De vergoeding is vrijgesteld van inkomstenbelasting, zolang de werkzaamheden niet behoren tot het reguliere beroep van de vrijwilliger. Werk je bijvoorbeeld als designer en voer je in je vrije tijd designwerkzaamheden uit voor een stichting, dan geldt de vrijwilligersvergoeding niet.
2. Onkostendeclaratie Een onkostenvergoeding kan dienen als aanvulling of vervanging van de vrijwilligersvergoeding. Het uitbetaalde bedrag moet de daadwerkelijke kosten dekken die de particulier maakt voor de werkzaamheden, zoals reiskosten of materialen. Dit is minder geschikt als beloning voor gewerkte uren.
3. Kwitantie Wanneer een particulier eenmalig een dienst of product levert en geen vrijwilliger of werknemer is, kan een kwitantie worden opgesteld. Dit is een betaalbewijs, waarbij de particulier een commerciële prijs mag rekenen. Het bedrag op de kwitantie is niet afhankelijk van gemaakte kosten en er wordt geen btw gerekend.

Een Kwitantie Opstellen

Een kwitantie verschilt van een factuur en heeft specifieke vereisten om geldig te zijn. De kwitantie wordt pas na de betaling verstrekt en geldt als bewijs van de transactie. De volgende informatie moet op een kwitantie staan:

1. Naam en adres van de opdrachtgever
2. Naam en adres van de opdrachtnemer
3. Datum van levering van dienst of product
4. Beschrijving van de dienst of het product, inclusief hoeveelheid
5. Te betalen bedrag voor de dienst of het product
6. Handtekening van de opdrachtnemer

Bij inkomsten via kwitanties hoeft de particulier geen btw af te dragen, tenzij deze inkomsten structureel worden. In dat geval kan de particulier worden beschouwd als ondernemer voor de inkomstenbelasting of omzetbelasting.

Een Kwitantie Verwerken in de Administratie

Als ondernemer moet je de kwitantie, net als andere uitgaven, verwerken in je administratie. Daarnaast kan het nodig zijn om de uitbetaling aan derden te melden bij de Belastingdienst. Dit doe je via het webformulier Uitbetaalde Bedragen aan Derden (UBD) of met het invoersjabloon van de Belastingdienst.

Als je al loonaangifte doet voor medewerkers, ben je altijd verplicht om uitbetaalde bedragen aan derden door te geven. Heb je geen loonheffingsnummer? Dan geldt deze verplichting niet, tenzij je een uitnodiging hebt ontvangen van de Belastingdienst. Voor deze melding heb je naast de gegevens op de kwitantie ook de geboortedatum van de particuliernodig.